Efektywność i skuteczność to dwa słowa, więcej – dwa pojęcia, które szczególnie teraz, w pełnym pośpiechu świecie robią zawrotną karierę. Bardzo wiele osób chce być ze skutecznością na Ty, szuka efektywnych sposobów na to, aby odnieść sukces.

Zdarza się jednak, dosyć często tak, że oba słowa używane są naprzemiennie/wymiennie choć wcale nie są synonimami i wcale, wbrew pozorom nie oznaczają tego samego. Więcej – można być skutecznym i nieefektywnym. Natomast, co ciekawe, każda efektywność jest ze swojej natury skuteczna. 

Cóż więc, tak naprawdę znaczy: skuteczność, a co oznacza efektywność?

Skuteczność (ang. effectiveness) to ocena, czy działania (nasze/kogoś) przyniosły oczekiwane, spodziewane, zakładane rezultaty. Przed wdrożeniem działań, zawsze istnieje w stosunku co do nich jakieś oczekiwanie. Poziom spełnienia tych oczekiwań, mierzony wg ustalonych parametrów, to nic innego jak właśnie skuteczność. Czyli skuteczność równa się poziomowi spełnienia oczekiwań, poziomowi realizacji założonego planu. Osoba skuteczna po prostu realizuje wyznaczone cele. 

Na prostym przykładzie można to opisać tak: 

• Menadżer salonu samochodowego wyznaczył Monice cel. Sprzedaż 10 aut w skali miesiąca. Jeśli Monika zrealizowała ów cel i sprzedała 10 lub może nawet więcej samochodów > wówczas jest skuteczna i za takiego właśnie handlowca może uchodzić.
• Kolejny przykład. Trener wyznaczył piłkarzowi Tomkowi cel, strzelenie 2 bramek w meczu. Futbolista, zgodnie z tą wytyczną strzelił dwie bramki. Jest więc skutecznym piłkarzem.

Skuteczność niesie w sobie jednak – jeden mankament. Dosyć poważny. Otóż nie uwzględnia kosztów realizacji celu(ów) Definiuje sam fakt osiągnięcia założonego planu (sprzedaż 10 aut, strzelenie 2. bramek) bez zajmowania się, bez analizowania i rozpatrywania ceny (kosztów) i konsekwencji osiągnięcia celu.

Tymczasem koszty to ważny aspekt, bo często bywa przecież tak, że owe koszty przewyższają zysk. I cóż z tego, że 10 aut zostało sprzedanych, jeśli towarzyszące tej sprzedaży koszty oraz powstałe w jej efekcie konsekwencje były tak ogromne i poważne, że cały biznes nie zdał się nawet, przysłowiowemu psu na budę?

Możemy się, np. jako kibice cieszyć z tego, iż piłkarz Tomek strzelił dwie bramki, jednak kosztem tak potwornego zmęczenia i kontuzji, że ceną za te dwa gole będzie jego absencja w kolejnych kilku ważnych spotkaniach. Może więc wystarczyłoby strzelenie jednego gola ale zdecydowanie mniejszym kosztem, dającym pewność udziału w kolejnych spotkaniach?

Zawsze trzeba więc pamiętać o kosztach i działać tak, aby nasz sukces okazał się finalnie > efektywny!

Czym jest efektywność (ang. efficiency)? Najlepiej zdefiniować ją w sposób ekonomiczny, choć wcale nie dotyczy wyłącznie tej problematyki, czyli jako nakład pracy, zasobów, w stosunku do osiągniętych celów. 

Im mniejsze nakłady na rozwiązanie problemu i/lub osiągnięcie celu (w skład rozwiązania problemu wchodzą oczywiście działania korygujące i/lub zapobiegawcze oraz wcześniejsza analiza problemu) w stosunku do kosztu (straty) jaki dany problem generuje, to wówczas działanie staje się bardziej efektywne, pod warunkiem, że jest równocześnie skuteczne. 

Osoba efektywna najpierw jest bowiem skuteczna, a do tego wykonuje swoje zadania szybko i/lub stosunkowo tanio, czyli efektywnie.

Na przywołanych już przykładach, efektywność można opisać tak:

• Menadżer salonu samochodowego wyznaczył Monice cel. Sprzedaż 10 aut w skali miesiąca. Monika zrealizowała ów cel i sprzedała 10 samochodów, ponosząc przy tym zaledwie 80% kosztów zaplanowanych (budżet) na ten projekt. Można więc o niej powiedzieć, że jest skuteczna i efektywna. Koszty sukcesu Moniki są znacznie poniżej zakładanej/dopuszczalnej granicy opłacalności dla tego biznesu.
• Trener wyznaczył piłkarzowi Tomkowi cel, strzelenie 2 bramek w meczu. Futbolista strzelił dwie bramki, do maksimum wykorzystując błędy przeciwnia, co więcej pomógł też, asystując przy strzeleniu trzeciej bramki koledze Piotrkowi, a przy tym wszystkim zszedł z boiska (zmiana) na własną prośbę w 65 minucie spotkania, bo chciał odpocząć, zregenerować się i niepotrzebnie nie narażać się na kontuzję, aby nie osłabiać drużyny przed kolejnymi ważnymi rozgrywkami. Tomek jest więc skutecznym ale i efektywnym piłkarzem.

Różnice i zależności pomiędzy skutecznością i efektywnością można przedstawić tak:

Niestety, w praktyce – stosunkowo niewiele działań charakteryzuje się skuteczością, a już ledwie 15-20% z nich można uznać za naprawdę efektywne. Tak to zauważa statystyka i badania. O ile, poprzez systemy automotywacji i motywacji potrafimy, w sytuacjach ważnych zdobyć się na wielki wysiłek i osiągać cele (czyli być skutecznymi), o tyle robimy to często tak zapiekle i zaciekle, iż umyka nam kwestia efektywności (czyli wszelkich, bezpośrednich i pośrednich kosztów).

 Tymczasem > dostrzegajmy i doceniajmy efektywność jako zjawisko, bo bez realnej i prawdziwej efektywności, cokolwiek byśmy nie robili, nie osiągali, nie będzie to miało prawdziwej wartości. Nasz sukces będzie może i spektakularnym ale w sumie i tak naprawdę, bezwartościowym krokiem ku katastrofie!

#

dr Marek Wojciechowski | psycholog biznesu Dyrektor programowy Opendoor Polska